INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO SUBJEKTY ÚDAJŮ

podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o
ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu
těchto údajů (dále jen „GDPR“) a souvisejících právních předpisů (dále jen „Informační
memorandum“).

Rádi bychom Vám v tomto Informačním memorandu poskytli přehledné a srozumitelné
informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, o jejich kategoriích,
rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, Naleznete zde také informace o Vašich
právech v oblasti zpracování osobních údajů.

Obec Úlehle
Úlehle 28, PSČ 387 19 Čestice
IČO 00667901
(dále jen „Správce“)

má povinnost poskytovat subjektům údajů v souladu s čl. 12 a násl. GDPR informace o
zpracování osobních údajů.

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů subjektů údajů. Při zpracování
osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly maximálně zabezpečeny
a nemohly být zneužity.

Obsah:

1. Kontaktní údaje Správce
2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
3. Co jsou to osobní údaje a kdo je subjekt údajů?
4. Pro jaký účel a na základě jakého oprávnění jsou osobní údaje zpracovávány?
5. Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme?
6. Jakým způsobem osobní údaje získáváme?
7. Jakým příjemcům osobní údaje poskytujeme?
8. Po jakou dobu jsou osobní údaje ukládány?
9. Jakým způsobem a jakými prostředky je zpracování prováděno?
10. Jaká má subjekt údajů práva?

1. Kontaktní údaje Správce

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů a výkonem
Vašich práv podle GDPR se na nás v případě potřeby můžete obrátit na níže uvedených
kontaktech:

Kontaktní adresa:
Obec Úlehle, IČO 00667901
Obecní úřad Úlehle
Úlehle 28
387 19 Čestice
Telefon: +420 777 739 732
internetová stránka : www.obeculehle.info
e-podatelna : info@obeculehle.info
datová schránka: pkbb8jn

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Jako orgán veřejné moci jsme byli povinni jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů
(dále jen „Pověřenec“), na kterého se můžete rovněž obracet ve věci ochrany osobních
údajů. Pověřencem pro ochranu osobních údajů byla jmenována společnost:
CONSULEX s.r.o.
se sídlem: Luční 447, Strakonice II, 386 01 Strakonice
zapsaná do obchodního rejstříku vedeného Krajský soudem v Českých Budějovicích, spisová značka C 27479
IČO: 01964178
kontaktní a korespondenční adresa: Jezerní 1394, 386 01 Strakonice

Kontaktní osoba Pověřence:
JUDr. Jindřich Kotrch
tel: +420 383 392 665
mob: +420 606 703 203
e-mail: consulexst@gmail.com
kontaktní a korespondenční adresa: Jezerní 1394, 386 01 Strakonice

K čemu je mi Pověřenec?

Na Pověřence se můžete obracet s jakýmikoliv dotazy, podněty a požadavky na uplatnění
Vašich práv, které se týkají přímo Vašich osobních údajů používaných v rámci některé
činnosti nebo agendy Správce. Pověřenec Vaše dotazy, požadavky a podněty odborně
vyhodnotí, předá správci spolu s doporučením, jak je řešit, případně vám poskytne základní
informace a konzultaci. Je vázaný mlčenlivostíi a dodržuje důvěrnost i o stížnostech.
Odpovědný za vyřízení Vašich dotazů, podnětů, námitek a požadavků je však výhradně
Správce.

3. Co jsou to osobní údaje a kdo je subjekt údajů?

Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě
(dále jen „Subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze
přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno,
identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků
fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity
této fyzické osoby.

Subjektem údajů jsou všechny fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracováváme (např.
občané při vyřizování záležitostí v samostatné či přenesené působnosti obce, smluvní
partneři, jde-li o fyzické osoby, jednající osoby právnických osob, účastníci správních řízení,
zaměstnanci správce). Subjektem údajů nejsou právnické osoby.

4. Pro jaký účel a na základě jakého oprávnění jsou osobní údaje zpracovávány?

Zpracování osobních údajů je prováděno především za účelem naplňování našich povinností
v samostatné nebo přenesené působnosti obce. Tyto činnosti jsou regulovány řadou
právních předpisů, které obci stanoví, v jakém rozsahu, příp. i po jakou dobu je obec povinna
zpracovávat osobní údaje. V rámci samostatné a přenesené působnosti obce mezi tyto
činnosti patří zejména volební agenda, agenda evidence obyvatel, agenda místních
poplatků, agenda kácení dřevin, agenda střetu zájmů, zaměstnanecká agenda, činnosti
spojené s jednáním orgánů obce, smluvní agenda, vedení účetnictví a spisové služby,
vedení úřední desky, vedení webových stránek obce, vedení obecní kroniky, obecní
knihovna, poskytování a přijímání dotací a darů, investice, řešení stížností a poskytování
informací, správní řízení, ztráty a nálezy, provoz Czech Point, poskytování informací dle
zákona č. 106/1999 Sb., oceňování významných výročí a jubileí občanů. Zpracování je
v těchto případech nezbytné pro plnění právní povinnosti správce a pro plnění úkolů ve
veřejném zájmu nebo výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni.

V případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na plnění právních povinností a
jejich poskytování je zákonným požadavkem, jste povinni osobní údaje poskytnout.

V případě jejich neposkytnutí nemůžeme naplnit zákonné požadavky, což může vést ke
zmaření prováděných úkonů.

Pokud je poskytování osobních údajů smluvním požadavkem nebo požadavkem, který je
nutno uvést do smlouvy (a nejde o plnění právních povinností), může dojít v případě
odmítnutí poskytnout nám Vaše osobní údaje k situaci, kdy nebude možno smlouvu uzavřít
nebo Vám vyhovět. Nikdy však nepodmiňujeme uzavření smlouvy poskytnutím těch
osobních údajů, které nejsou pro řádné uzavření smlouvy nezbytné. O tom, jaké osobní
údaje jste povinni poskytnout, Vás budeme vždy informovat.

Pokud zpracování osobních údajů provádíme na základě Vašeho souhlasu, pak je to
výhradně za účelem Vámi vyjádřeným v souhlasu se zpracováním osobních údajů, s nímž
Vás vždy seznámíme před jeho udělením. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem
sleduje zlepšení komunikace mezi občanem a úřadem, snadnější přístup občanů
k informacím nebo propagaci činnosti obce a účast veřejnosti na dění v obci.

Osobní údaje Vámi sdělené nezpracováváme pro jiné účely, než pro ty, které jste nám sdělili
v okamžiku jejich předání. Pokud bychom hodlali zpracovávat tyto osobní údaje pro jiné
účely, před vlastním zahájením zpracování Vám o tom poskytneme informace, jakož i další
informace nezbytné k uplatnění Vašich práv.

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu,
která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění původního účelu (například plnění
smlouvy) můžeme osobní údaje zpracovávat pro jiné účely (například pro plnění zákonné
archivační doby).

5. Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme?

• identifikační a kontaktní údaje občanů;
• identifikační a kontaktní údaje zaměstnanců Správce;
• identifikační a kontaktní údaje smluvních partnerů a jejich zaměstnanců, bankovní údaje a
identifikační údaje podnikajících fyzických osob;
• identifikační, kontaktní, demografické, ekonomické a další údaje, které nám ukládají
právní předpisy, zejména pro vedení úředních jednání a povinně zveřejňovaných
dokumentů na úřední desce;
• údaje z komunikace sdělených občany při úředních jednáních;
• osobní údaje vyjádřené ve Vašem případném souhlasu se zpracováním osobních údajů
nebo které nám poskytnete v souladu s Vašim oznámením, žádostí nebo podnětem;
• osobní údaje, které nám předávají jiné orgány nebo organizace.

Jedná se zejména o následující údaje (vždy pouze v rozsahu nezbytném pro vedení
příslušné agendy nebo činnosti): jméno, příjmení, akademický titul, datum narození, rodné
číslo, údaje o dokladech totožnosti, pohlaví, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná
kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČO, DIČ, dosažené vzdělání, rodinný stav, rodinní
příslušníci, telefonní číslo, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky, číslo bankovního účtu,
spojovací číslo SIPO, výše plateb a jejich historie.

6. Jakým způsobem osobní údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme od Vás na základě Vašich žádostí, dotazů, při osobní, telefonické
nebo elektronické komunikaci, případně v rámci jednání o uzavření smlouvy. Pokud osobní
údaje nezískáme přímo od Vás, můžeme je získávat z veřejných zdrojů (např. z obchodního
rejstříku, živnostenského rejstříku, administrativního registru ekonomických subjektů, příp.
dalších veřejně dostupných evidencí a zdrojů) nebo neveřejných registrů, do nichž máme na
základě příslušných oprávnění povolen přístup, příp. z dalších zdrojů, kterými mohou být
jiné organizace, žadatelé, účastníci řízení, smluvní partneři a mnoho dalších subjektů.

7. Jakým příjemcům osobní údaje poskytujeme?

Osobní údaje poskytujeme příjemcům, jimž jsme je povinni poskytovat na základě
příslušných právních předpisů (např. ministerstvům a jiným ústředním orgánům, zdravotním
pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, finančním úřadům, úřadům práce
apod.), veřejnosti v případech, kdy jsou informace povinně zveřejňovány prostřednictvím
úřední desky, účastníkům správních řízení, žadatelům, příp. dalším oprávněným subjektům
s ohledem na specifická zpracování. Příjemcem osobních údajů nejsou subjekty, jejichž
činnost nesouvisí s našimi činnostmi, ledaže byste s tím vyslovili souhlas.

Předávat osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím nemáme v úmyslu.

8. Po jakou dobu jsou osobní údaje ukládány?

Osobní údaje jsou uloženy po dobu, kterou stanoví příslušné právní předpisy, pokud takové
zpracování ukládají. V ostatních případech je doba uložení osobních údajů stanovena jako
doba nezbytná k plnění našich úkolů, k uplatnění Vašich práv nebo oprávněných zájmů, práv
nebo oprávněných zájmů správce nebo třetích osob nebo jako doba potřebná k obhajobě
právních nároků obce. Dobu uložení osobních údajů rovněž stanoví příslušné požadavky
Evropské unie, zejména v oblasti poskytování dotací. Při stanovení doby uložení osobních
údajů zohledňujeme veškeré aspekty daného zpracování a Vaše zájmy, příp. oprávněné
zájmy třetích stran, zejména, aby byly osobní údaje uchovávány jen po nezbytně nutnou
dobu. Doba uložení osobních údajů vyplývá ze spisového řádu.

9. Jakým způsobem a jakými prostředky je zpracování prováděno?

Ke zpracování osobních údajů dochází jak automatizovaně, tak v listinné podobě. Způsob
zpracování je závislý na typu agendy, příp. na povinnostech uložených právními předpisy
(např. agenda Czech Point).

V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování.
Profilování nevyužíváme, ledaže by toho bylo třeba pro efektivní uplatnění Vašich práv nebo
by takový způsob zpracování vyplýval z obecně závazného právního předpisu.
Ve vymezených případech ke zpracování osobních údajů používáme zpracovatele, kteří jsou
vázáni stejnými povinnostmi, jaké máme sami ve vztahu k subjektům údajů. Se zpracovateli
uzavíráme smlouvy o zpracování osobních údajů, které specifikují pokyny pro zpracování a
jejich povinnosti.

10. Jaká má subjekt údajů práva?

a) Právo na přístup k osobním údajům – Podle čl. 15 GDPR máte právo na přístup
k Vašim osobním údajům a právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás
týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k
těmto osobním údajům a informace o jejich zpracování;
Verze 2, účinnost od 29.11.2023 Stránka 5 z 5
b) Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů - v případech, kdy je
zpracování prováděno s Vaším souhlasem, máte právo odvolat kdykoli souhlas se
zpracováním osobních údajů, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na
souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným,
srozumitelným a určitým projevem vůle;
c) Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů - pokud se domníváte, že došlo
k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů
(zejména GDPR), máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je
Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz);
d) Právo na opravu nepřesných údajů- podle čl. 16 GDPR máte právo na to, abychom
bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají nebo
abychom doplnili Vaše neúplné osobní údaje;
e) Právo na výmaz - máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu za podmínek
uvedených v čl. 17 GDPR vymazali osobní údaje, které se Vás týkají;
f) Právo na omezení zpracování - máte právo na to, abychom omezili za podmínek
uvedených v čl. 18 GDPR zpracování Vašich osobních údajů;
g) Právo na oznámení opravy, výmazu nebo zpracování - pokud to požadujete, jsme
povinni informovat ve smyslu čl. 19 GDPR příjemce, jímž byly osobní údaje zpřístupněny,
o jejich opravách, výmazech nebo omezení zpracování;
h) Právo na přenositelnost osobních údajů - za podmínek uvedených v čl. 20 GDPR máte
právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste poskytli Správci, ve
strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje
jinému správci;
i) Právo vznést námitku pro zpracování osobních údajů - za podmínek uvedených v čl.
21 GDPR můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás
týkají;
j) Za podmínek uvedených v čl. 22 GDPR máte právo nebýt předmětem žádného
rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování,
které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká,
ledaže je takové rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi subjektem
údajů a správcem údajů, povoleno právem Evropské unie nebo České republiky, které se
na správce vztahuje a které rovněž stanoví vhodná opatření zajišťující ochranu práv a
svobod a oprávněných zájmů subjektu údajů nebo je založeno na výslovném souhlasu
subjektu údajů;
k) Správce Vám musí podle čl. 34 odst. 1 GDPR oznámit případ porušení zabezpečení
Vašich osobních údajů, který bude mít za následek vysoké riziko pro Vaše práva a
svobody. Tuto povinnost Správce nemá, pokud se uplatní některá z podmínek uvedená
v čl. 34 odst. 3 GDPR.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás písemně informujeme o způsobu
vyřízení Vaší žádosti.

V Úlehli dne 29.11.2023